Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài: Thủ tục mới nhất 2026

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài gồm những giấy tờ gì, nộp ở đâu và thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ, kiểm tra thời hạn giấy phép hiện tại và thực hiện thủ tục theo quy định để người lao động nước ngoài có thể tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Trong bài viết này, Ana Travel sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, điều kiện, trình tự gia hạn giấy phép lao động và giải đáp những câu hỏi thường gặp để doanh nghiệp chủ động thực hiện thủ tục.

1. Quy định và thời hạn gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Nắm rõ quy định và thời hạn gia hạn Work Permit để chủ động chuẩn bị hồ sơ đúng hạn 

1.1 Quy định chung về gia hạn giấy phép lao động

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo vị trí, hình thức làm việc và thời hạn được ghi nhận trên giấy phép.

Khi giấy phép lao động sắp hết hạn nhưng người lao động vẫn có nhu cầu tiếp tục làm việc tại Việt Nam, người sử dụng lao động cần kiểm tra điều kiện và chuẩn bị hồ sơ gia hạn theo quy định hiện hành.

Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất, với thời hạn tối đa 2 năm. Thời hạn cụ thể được xác định theo các căn cứ pháp lý tương ứng, chẳng hạn thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký kết hoặc văn bản cử người lao động sang Việt Nam làm việc.

Trường hợp giấy phép lao động đã được gia hạn một lần mà người lao động vẫn muốn tiếp tục làm việc, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới nếu người lao động thuộc diện phải có giấy phép. Để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ gia hạn visa và các giải pháp hỗ trợ thủ tục giấy tờ cho người nước ngoài tại Việt Nam. 

1.2 Thời hạn nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài

Theo Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày giấy phép hết hạn.

Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ sớm để có thời gian kiểm tra giấy tờ, bổ sung tài liệu nếu cần và tránh ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của người lao động nước ngoài.

Nếu giấy phép lao động đã hết hạn, doanh nghiệp không nên mặc định có thể tiếp tục thực hiện thủ tục gia hạn. Cần kiểm tra điều kiện của trường hợp cụ thể và thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới nếu không còn đủ điều kiện gia hạn.

Việc sử dụng lao động nước ngoài không đúng quy định có thể dẫn đến xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến tình trạng làm việc hợp pháp của người lao động.

2. Điều kiện gia hạn giấy phép lao động nước ngoài tại Việt Nam

Kiểm tra các điều kiện gia hạn giấy phép lao động trước khi nộp hồ sơ 

Để thực hiện thủ tục gia hạn Work Permit, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần kiểm tra các điều kiện sau:

- Giấy phép lao động còn thời hạn: Hồ sơ phải được nộp trong khoảng thời gian từ 10 đến 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn.

- Tiếp tục đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Doanh nghiệp cần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn theo mẫu quy định.

- Có giấy khám sức khỏe hợp lệ: Người lao động cần đáp ứng yêu cầu về sức khỏe theo quy định, trừ trường hợp thuộc diện được sử dụng kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống dữ liệu y tế theo quy định.

- Có hộ chiếu còn thời hạn: Thông tin hộ chiếu phải rõ ràng và thống nhất với hồ sơ đề nghị gia hạn.

- Có giấy tờ chứng minh hình thức làm việc khi thuộc trường hợp phải nộp: Tài liệu cần phù hợp với hình thức làm việc của người lao động nước ngoài theo quy định.

- Đáp ứng điều kiện gia hạn một lần: Nếu giấy phép lao động đã được gia hạn trước đó, người lao động không thể tiếp tục xin gia hạn lần thứ hai mà cần xem xét thủ tục cấp giấy phép mới.

Doanh nghiệp cần đối chiếu đầy đủ các điều kiện trước khi nộp hồ sơ để tránh trường hợp hồ sơ không được chấp thuận hoặc phải thực hiện lại thủ tục.

3. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài gồm những gì?

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định giúp quá trình gia hạn Work Permit thuận lợi hơn 

Theo Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài gồm các giấy tờ chính sau:

Tùy hình thức làm việc, giấy tờ chứng minh có thể là tài liệu liên quan đến việc điều chuyển người lao động từ nước ngoài sang Việt Nam, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc các giấy tờ tương ứng được quy định tại khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ:

- Các giấy tờ cần được chuẩn bị đầy đủ, thống nhất về thông tin cá nhân, vị trí làm việc và đơn vị sử dụng lao động.

- Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp, chỉ được sử dụng trong trường hợp đáp ứng điều kiện về điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau giữa Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ liên quan; giấy khám sức khỏe phải còn trong thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.

- Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định. Giấy tờ đã hợp pháp hóa phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật.

- Doanh nghiệp nên kiểm tra mẫu biểu hiện hành trước khi kê khai, tránh sử dụng biểu mẫu cũ theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

4. Trình tự, thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Tìm hiểu từng bước gia hạn giấy phép lao động để hạn chế sai sót khi thực hiện 

Theo quy định hiện hành, thủ tục gia hạn giấy phép lao động được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra điều kiện và chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp kiểm tra ngày hết hạn trên giấy phép lao động, xác định người lao động còn đủ điều kiện gia hạn hay không và rà soát thành phần hồ sơ theo Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Ở bước này, cần đặc biệt chú ý đến thời hạn hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, ảnh và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc nếu thuộc trường hợp phải nộp.

Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động

Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn, người sử dụng lao động nộp hồ sơ theo quy định.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ được tiếp nhận thông qua Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc. Doanh nghiệp có thể thực hiện trực tiếp, thông qua dịch vụ bưu chính công ích, thuê dịch vụ của doanh nghiệp hoặc cá nhân, hoặc ủy quyền theo quy định.

Ngoài ra, Nghị định cũng quy định việc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Doanh nghiệp cần kiểm tra phương thức tiếp nhận đang áp dụng tại địa phương để thực hiện đúng quy trình.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động.

Theo khoản 3 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn xử lý là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn.

Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục sau khi được gia hạn

Sau khi giấy phép lao động được gia hạn, doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin trên giấy phép, thời hạn được gia hạn và các nội dung liên quan đến công việc của người lao động. Đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động thuộc trường hợp quy định tại điểm a và điểm m khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động và người lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc. Khi được yêu cầu, doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng đã ký kết cho cơ quan có thẩm quyền.

Do đó, khi chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến việc nộp hồ sơ và nhận kết quả mà còn phải bảo đảm các nghĩa vụ sau gia hạn được thực hiện đầy đủ, đúng thời hạn. 

5. Chi phí và thời gian xử lý hồ sơ gia hạn Work Permit

Chủ động dự trù chi phí và thời gian xử lý khi gia hạn giấy phép lao động 

5.1 Thời gian gia hạn giấy phép lao động

Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Thời gian này được tính khi hồ sơ đã đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, không đồng nghĩa với toàn bộ thời gian doanh nghiệp cần để chuẩn bị giấy tờ và hoàn tất các thủ tục liên quan.

Trên thực tế, quá trình chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài có thể cần thêm thời gian để khám sức khỏe, bổ sung giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, dịch thuật hoặc hợp pháp hóa lãnh sự đối với tài liệu được cấp ở nước ngoài. Nếu thông tin trên các giấy tờ không thống nhất hoặc hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp có thể phải dành thêm thời gian để rà soát và hoàn thiện.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra ngày hết hạn trên giấy phép hiện tại, chủ động chuẩn bị tài liệu và nộp hồ sơ trong thời hạn luật định, tức trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày giấy phép hết hạn. Việc lên kế hoạch sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian xử lý những vấn đề phát sinh và hạn chế nguy cơ gián đoạn công việc của người lao động nước ngoài.

5.2 Lệ phí gia hạn giấy phép lao động

Chi phí thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động có thể khác nhau tùy quy định về phí, lệ phí tại địa phương và phương thức thực hiện hồ sơ. Doanh nghiệp nên kiểm tra mức thu đang áp dụng tại cơ quan tiếp nhận hoặc trên Cổng Dịch vụ công quốc gia trước khi tiến hành thủ tục để chủ động chuẩn bị ngân sách.

Ngoài lệ phí hành chính, khi hoàn thiện hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản chi phí khác như khám sức khỏe, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc sao y giấy tờ, tùy theo tình trạng hồ sơ của từng người lao động. Đây là những khoản cần được tính đến khi dự trù tổng chi phí thực hiện thủ tục.

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động, phí dịch vụ sẽ phụ thuộc vào phạm vi công việc, số lượng hồ sơ, mức độ phức tạp của giấy tờ và các yêu cầu thực tế. Doanh nghiệp nên trao đổi rõ các hạng mục công việc và chi phí trước khi sử dụng dịch vụ để lựa chọn phương án phù hợp.

6. Kết luận

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và nộp đúng thời hạn theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra điều kiện gia hạn, rà soát giấy tờ cần thiết và thực hiện thủ tục trước khi giấy phép hết hạn để hạn chế sai sót, tránh gián đoạn công việc của người lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc chưa nắm rõ quy trình thực hiện, Ana Travel sẵn sàng hỗ trợ tư vấn điều kiện, rà soát giấy tờ và hướng dẫn thủ tục gia hạn giấy phép lao động phù hợp với từng trường hợp. Liên hệ Ana Travel ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết, hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ và chủ động thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài nhanh chóng, thuận tiện hơn

7. Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài

1. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ gồm văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe theo quy định, 02 ảnh màu kích thước 4 x 6 cm, giấy phép lao động còn thời hạn, hộ chiếu còn thời hạn và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc đối với trường hợp phải nộp.

2. Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động trước bao nhiêu ngày?

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.

3. Giấy phép lao động được gia hạn tối đa bao lâu?

Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa 02 năm. Thời hạn thực tế phụ thuộc vào căn cứ pháp lý tương ứng của từng trường hợp.

4. Giấy phép lao động đã hết hạn có gia hạn được không?

Không nên mặc định giấy phép đã hết hạn vẫn có thể gia hạn. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện cụ thể; trường hợp không còn đủ điều kiện gia hạn thì cần thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới nếu người lao động thuộc diện phải có giấy phép.

5. Bao lâu có kết quả gia hạn giấy phép lao động?

Thời hạn xử lý theo quy định là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn. Thời gian thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc phát sinh yêu cầu bổ sung.

6. Giấy phép lao động có thể gia hạn nhiều lần không?

Không. Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần. Nếu người lao động tiếp tục làm việc sau thời hạn được gia hạn, doanh nghiệp cần xem xét thủ tục cấp giấy phép lao động mới theo quy định.

 

08:55:22 query returned open=false
08:56:48 dblclick "Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài gồm những giấy tờ gì, nộp ở đâu và thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ, kiểm tra thời hạn giấy phép hiện tại và thực hiện thủ tục theo quy định để người lao động nước ngoài có thể tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Trong bài viết này, Ana Travel sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, điều kiện, trình tự gia hạn giấy phép lao động và giải đáp những câu hỏi thường gặp để doanh nghiệp chủ động thực hiện thủ tục.
1. Quy định và thời hạn gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Nắm rõ quy định và thời hạn gia hạn Work Permit để chủ động chuẩn bị hồ sơ đúng hạn 
1.1 Quy định chung về gia hạn giấy phép lao động
Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo vị trí, hình thức làm việc và thời hạn được ghi nhận trên giấy phép.
Khi giấy phép lao động sắp hết hạn nhưng người lao động vẫn có nhu cầu tiếp tục làm việc tại Việt Nam, người sử dụng lao động cần kiểm tra điều kiện và chuẩn bị hồ sơ gia hạn theo quy định hiện hành.
Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất, với thời hạn tối đa 2 năm. Thời hạn cụ thể được xác định theo các căn cứ pháp lý tương ứng, chẳng hạn thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký kết hoặc văn bản cử người lao động sang Việt Nam làm việc.
Trường hợp giấy phép lao động đã được gia hạn một lần mà người lao động vẫn muốn tiếp tục làm việc, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới nếu người lao động thuộc diện phải có giấy phép. Để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ gia hạn visa và các giải pháp hỗ trợ thủ tục giấy tờ cho người nước ngoài tại Việt Nam. 
1.2 Thời hạn nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài
Theo Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày giấy phép hết hạn.
Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ sớm để có thời gian kiểm tra giấy tờ, bổ sung tài liệu nếu cần và tránh ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của người lao động nước ngoài.
Nếu giấy phép lao động đã hết hạn, doanh nghiệp không nên mặc định có thể tiếp tục thực hiện thủ tục gia hạn. Cần kiểm tra điều kiện của trường hợp cụ thể và thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới nếu không còn đủ điều kiện gia hạn.
Việc sử dụng lao động nước ngoài không đúng quy định có thể dẫn đến xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến tình trạng làm việc hợp pháp của người lao động.
2. Điều kiện gia hạn giấy phép lao động nước ngoài tại Việt Nam
Kiểm tra các điều kiện gia hạn giấy phép lao động trước khi nộp hồ sơ 
Để thực hiện thủ tục gia hạn Work Permit, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần kiểm tra các điều kiện sau:
- Giấy phép lao động còn thời hạn: Hồ sơ phải được nộp trong khoảng thời gian từ 10 đến 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn.
- Tiếp tục đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Doanh nghiệp cần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn theo mẫu quy định.
- Có giấy khám sức khỏe hợp lệ: Người lao động cần đáp ứng yêu cầu về sức khỏe theo quy định, trừ trường hợp thuộc diện được sử dụng kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống dữ liệu y tế theo quy định.
- Có hộ chiếu còn thời hạn: Thông tin hộ chiếu phải rõ ràng và thống nhất với hồ sơ đề nghị gia hạn.
- Có giấy tờ chứng minh hình thức làm việc khi thuộc trường hợp phải nộp: Tài liệu cần phù hợp với hình thức làm việc của người lao động nước ngoài theo quy định.
- Đáp ứng điều kiện gia hạn một lần: Nếu giấy phép lao động đã được gia hạn trước đó, người lao động không thể tiếp tục xin gia hạn lần thứ hai mà cần xem xét thủ tục cấp giấy phép mới.
Doanh nghiệp cần đối chiếu đầy đủ các điều kiện trước khi nộp hồ sơ để tránh trường hợp hồ sơ không được chấp thuận hoặc phải thực hiện lại thủ tục.
3. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài gồm những gì?
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định giúp quá trình gia hạn Work Permit thuận lợi hơn 
Theo Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài gồm các giấy tờ chính sau:
STT
Giấy tờ cần chuẩn bị
Nội dung cần lưu ý
1
Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động
Sử dụng Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP
2
Giấy khám sức khỏe
Do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp; áp dụng ngoại lệ đối với kết quả đã được kết nối, chia sẻ theo quy định
3
02 ảnh màu kích thước 4 x 6 cm
Phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính
4
Giấy phép lao động đã được cấp
Giấy phép phải còn thời hạn tại thời điểm đề nghị gia hạn
5
Hộ chiếu
Hộ chiếu còn thời hạn
6
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc
Áp dụng đối với trường hợp không thuộc diện làm việc theo hợp đồng lao động quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Tùy hình thức làm việc, giấy tờ chứng minh có thể là tài liệu liên quan đến việc điều chuyển người lao động từ nước ngoài sang Việt Nam, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc các giấy tờ tương ứng được quy định tại khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ:
- Các giấy tờ cần được chuẩn bị đầy đủ, thống nhất về thông tin cá nhân, vị trí làm việc và đơn vị sử dụng lao động.
- Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp, chỉ được sử dụng trong trường hợp đáp ứng điều kiện về điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau giữa Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ liên quan; giấy khám sức khỏe phải còn trong thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
- Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định. Giấy tờ đã hợp pháp hóa phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật.
- Doanh nghiệp nên kiểm tra mẫu biểu hiện hành trước khi kê khai, tránh sử dụng biểu mẫu cũ theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
4. Trình tự, thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Tìm hiểu từng bước gia hạn giấy phép lao động để hạn chế sai sót khi thực hiện 
Theo quy định hiện hành, thủ tục gia hạn giấy phép lao động được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra điều kiện và chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp kiểm tra ngày hết hạn trên giấy phép lao động, xác định người lao động còn đủ điều kiện gia hạn hay không và rà soát thành phần hồ sơ theo Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Ở bước này, cần đặc biệt chú ý đến thời hạn hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, ảnh và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc nếu thuộc trường hợp phải nộp.
Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động
Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn, người sử dụng lao động nộp hồ sơ theo quy định.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ được tiếp nhận thông qua Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc. Doanh nghiệp có thể thực hiện trực tiếp, thông qua dịch vụ bưu chính công ích, thuê dịch vụ của doanh nghiệp hoặc cá nhân, hoặc ủy quyền theo quy định.
Ngoài ra, Nghị định cũng quy định việc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Doanh nghiệp cần kiểm tra phương thức tiếp nhận đang áp dụng tại địa phương để thực hiện đúng quy trình.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động.
Theo khoản 3 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn xử lý là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn.
Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Bước 4: Hoàn tất thủ tục sau khi được gia hạn
Sau khi giấy phép lao động được gia hạn, doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin trên giấy phép, thời hạn được gia hạn và các nội dung liên quan đến công việc của người lao động. Đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động thuộc trường hợp quy định tại điểm a và điểm m khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động và người lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc. Khi được yêu cầu, doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng đã ký kết cho cơ quan có thẩm quyền.
Do đó, khi chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến việc nộp hồ sơ và nhận kết quả mà còn phải bảo đảm các nghĩa vụ sau gia hạn được thực hiện đầy đủ, đúng thời hạn. 
5. Chi phí và thời gian xử lý hồ sơ gia hạn Work Permit
Chủ động dự trù chi phí và thời gian xử lý khi gia hạn giấy phép lao động 
5.1 Thời gian gia hạn giấy phép lao động
Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Thời gian này được tính khi hồ sơ đã đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, không đồng nghĩa với toàn bộ thời gian doanh nghiệp cần để chuẩn bị giấy tờ và hoàn tất các thủ tục liên quan.
Trên thực tế, quá trình chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài có thể cần thêm thời gian để khám sức khỏe, bổ sung giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, dịch thuật hoặc hợp pháp hóa lãnh sự đối với tài liệu được cấp ở nước ngoài. Nếu thông tin trên các giấy tờ không thống nhất hoặc hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp có thể phải dành thêm thời gian để rà soát và hoàn thiện.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra ngày hết hạn trên giấy phép hiện tại, chủ động chuẩn bị tài liệu và nộp hồ sơ trong thời hạn luật định, tức trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày giấy phép hết hạn. Việc lên kế hoạch sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian xử lý những vấn đề phát sinh và hạn chế nguy cơ gián đoạn công việc của người lao động nước ngoài.
5.2 Lệ phí gia hạn giấy phép lao động
Chi phí thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động có thể khác nhau tùy quy định về phí, lệ phí tại địa phương và phương thức thực hiện hồ sơ. Doanh nghiệp nên kiểm tra mức thu đang áp dụng tại cơ quan tiếp nhận hoặc trên Cổng Dịch vụ công quốc gia trước khi tiến hành thủ tục để chủ động chuẩn bị ngân sách.
Ngoài lệ phí hành chính, khi hoàn thiện hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản chi phí khác như khám sức khỏe, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc sao y giấy tờ, tùy theo tình trạng hồ sơ của từng người lao động. Đây là những khoản cần được tính đến khi dự trù tổng chi phí thực hiện thủ tục.
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động, phí dịch vụ sẽ phụ thuộc vào phạm vi công việc, số lượng hồ sơ, mức độ phức tạp của giấy tờ và các yêu cầu thực tế. Doanh nghiệp nên trao đổi rõ các hạng mục công việc và chi phí trước khi sử dụng dịch vụ để lựa chọn phương án phù hợp.
6. Kết luận
Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và nộp đúng thời hạn theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra điều kiện gia hạn, rà soát giấy tờ cần thiết và thực hiện thủ tục trước khi giấy phép hết hạn để hạn chế sai sót, tránh gián đoạn công việc của người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc chưa nắm rõ quy trình thực hiện, Ana Travel sẵn sàng hỗ trợ tư vấn điều kiện, rà soát giấy tờ và hướng dẫn thủ tục gia hạn giấy phép lao động phù hợp với từng trường hợp. Liên hệ Ana Travel ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết, hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ và chủ động thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài nhanh chóng, thuận tiện hơn
7. Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài
1. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nước ngoài gồm những giấy tờ gì?
Hồ sơ gồm văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe theo quy định, 02 ảnh màu kích thước 4 x 6 cm, giấy phép lao động còn thời hạn, hộ chiếu còn thời hạn và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc đối với trường hợp phải nộp.
2. Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động trước bao nhiêu ngày?
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.
3. Giấy phép lao động được gia hạn tối đa bao lâu?
Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa 02 năm. Thời hạn thực tế phụ thuộc vào căn cứ pháp lý tương ứng của từng trường hợp.
4. Giấy phép lao động đã hết hạn có gia hạn được không?
Không nên mặc định giấy phép đã hết hạn vẫn có thể gia hạn. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện cụ thể; trường hợp không còn đủ điều kiện gia hạn thì cần thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới nếu người lao động thuộc diện phải có giấy phép.
5. Bao lâu có kết quả gia hạn giấy phép lao động?
Thời hạn xử lý theo quy định là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn. Thời gian thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc phát sinh yêu cầu bổ sung.
6. Giấy phép lao động có thể gia hạn nhiều lần không?
Không. Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần. Nếu người lao động tiếp tục làm việc sau thời hạn được gia hạn, doanh nghiệp cần xem xét thủ tục cấp giấy phép lao động mới theo quy định." sidepanelOpen=false autoUpdate=true isAdv=true